ORGANISATION & LIENS UTILES

> ORGANISATION GÉNÉRALE

Aide demandée aux parents / Communication / Règle de vie écclée / Réunion mensuelle de préparation / Santé / Trésorerie

> ORGANISATION DES WE : BESOINS DIVERS  & LIENS VERS INVENTAIRES
Intendance / Matos / Pharmacie / Transport

> ORGANISATION GÉNÉRALE

Aide demandée aux parents

L’organisation du groupe est uniquement basée sur la participation des parents.  Outre un binôme responsable de groupe, ceux qui le peuvent s’engagent dans l’équipe de groupe en devenant référents ou en proposant une aide ponctuelle pour une tâche : matos, intendance, compta/tréso, etc.
Au delà de ces missions au long cours, chaque parent doit s’inscrire pour effectuer 2 tâches pendant l’année.

Pour s’inscrire sur le tableau annuel des tâches, cliquez ICI

Si un nom est inscrit entre parenthèses, c’est celui du parent suppléant en cas de désistement. C’est donc la personne inscrite qui gère sa mission et informe son suppléant en cas de problème.

Qui fait quoi ?  Les diverses missions portées sur l’année (parents et respons et leurs coordonnées) sont rassemblées pour que chacun-e puisse se contacter directement. Pour voir ce tableau, cliquez ICI 

Communication et gestion des informations

L’information se fait par mails adressés sur les adresses que vous avez communiquées lors de l’inscription de votre enfant. La plupart du temps, ce mail renvoit vers une page de notre site internet que nous vous invitons d’ailleurs à visiter plus amplement car il s’enrichit au fur et à mesure. Ce site, créé par un parent, est alimenté par les parent référents Site internet. N’hésitez pas à nous contacter pour émettre vos suggestions ICI.
Chaque WE donne lieu à l’envoi d’un TOP DÉPART regroupant toutes les infos dont vous avez besoin.
Il existe aussi un DRIVE du groupe dont l’accès est restreint aux personnes du groupe qui en ont l’utilité.

Inscription au WE – Pour faciliter l’organisation et prévoir le bon nombre de repas, tout le monde y compris les respons, doit s’inscrire sur l’appli d’inscription (accès privé) du groupe EEDF Marseille Centre, dont le lien est remis dans chaque Top Départ.

Rappel du lien de l‘appli interne d’inscription aux WE du groupe : cliquez ICI

Règle de vie et valeurs écclées

En inscrivant votre enfant, vous vous êtes engagés à ce qu’il vienne régulièrement aux WE. La liste d’attente est longue et ce serait dommage de prendre la place d’un autre enfant plus motivé !
Comment la culture éclés se transmet-elle ? C’est lors des WE Tremplins que les parents ont l’opportunité d’apprendre à vivre et partager ces choses-là et de rencontrer les respons, comme aux week-ends de rentrée et de fin d’année. Le foulard du groupe a une forte valeur symbolique : chaque éclé doit le porter lors des WE et au camp. Il est remis à chaque nouveau et peut être racheté en cas de perte (ou d’échange avec un enfant d’un autre groupe ce qui arrive souvent lors des rencontres !).
Le projet pédagogique est en cours de rédaction par les respons qui étaient tou.te.s ou presque là au week-end tremplin de septembre 2018 !
Les respons – Ce sont des jeunes bénévoles engagés et responsables, formés par le mouvement aux valeurs éclées. Pensons à les saluer et les remercier à chaque WE pour leur investissement pour petits et grands !
Les téléphones portables et objets électroniques ne sont pas les bienvenus aux éclés : c’est un moment de partage pour prendre le bon air, se déconnecter de la vie quotidienne, etc. 😉
Pour en savoir plus sur la vie, l’organisation de la structure et l’esprit des Éclaireurs de France, cliquez sur le lien vers le site de le site national des EEDF  ICI

Réunion mensuelle de préparation  

Selon le rituel mis en place, l’équipe de groupe (= les parents engagés sur une mission à l’année) se réunit le mardi soir vers 18h, 10 jours avant le week-end à venir.
Objectif –  Gérer et garantir le bon déroulé du week-end sur les plans administratifs, intendance, financier, technique, pédagogique, etc. Des questions de fond ou la gestion de points d’actualité ponctuels peuvent être aussi abordées.
Un mail de rappel  est envoyé via la liste de diffusion de l’équipe de groupe. Il précise également le lieu de la réunion, à La Siest’in ou chez une personne de l’équipe.

Santé

Si votre enfant suit un traitement médical, n’oubliez pas de prévenir ses respons et de fournir l’ordonnance et les médicaments à chaque WE.

Trésorerie

Le binôme de parents responsables de la tréso gère la compta et détient les chéquiers, la CB et les infos bancaires du groupe. Ils remboursent, sur facture, les parents délégués aux achats intendance pour les WE.
Respons référents matos en 2018-19 : Damien et Quentin.  Ils gèrent une caisse trésorerie sur place et travaillent sur budget prévisionnel.



> ORGANISATION DES WE : BESOINS DIVERS  & LIENS VERS INVENTAIRES

Intendance

Respons référents pharmacie en 2018-19 : Juliette et Louise. Elles transmettent le menu prévu à J-8, donc le vendredi 1 semaine avant le week-end.
Le tableau d’inventaire INTENDANCE (groupé avec celui du matos) en lien ci-dessous sera mis à jour pour sa partie à l’issue de chaque week-end par un des 2 respons référents intendance,  en collaboration avec la personne en charge de la gestion des stocks en fin de week-end.
Achats : 
L’équipe intendance propose la liste des achats pour qu’elle puisse être validée lors des réunions de l’équipe de groupe. Les parents chargés des achats d’intendance lors des WE sont remboursés de leurs frais (factures indispensables à donner à Matthieu).

Pour voir l’inventaire intendance, cliquez ICI

Matos

Respons référents matos en 2018-19 : Abel et Achille. Ils transmettent le week-end précédent le nombre de tentes et autre matériel nécessaire à l’équipe matos.
Le tableau d’inventaire MATOS (groupé avec celui de l’intendance) en lien ci-dessous sera mis à jour pour sa partie à l’issue de chaque week-end par un des 2 respons référents matos, en collaboration avec la personne en charge de la gestion des stocks en fin de week-end.
Achats : L’équipe matos propose la liste des achats pour qu’elle puisse être validée lors des réunions de l’équipe de groupe.

Pour voir l’inventaire matos, cliquez ICI

Pharmacie

Respons référents pharmacie en 2018-19 : Mimi et Sully.
Pour voir l’inventaire pharmacie, cliquez ICI

Transport

Transport des respons – À chaque week-end nous avons besoin de places à l’aller pour amener 8 à 10 respons sur le lieu de WE. Ils se répartissent dans les différentes voitures pour le retour.
Transport des enfants – Par soucis pratique et écologique, pensez au co-voiturage : il est facilité par l’appli d’inscription du groupe en y mentionnant systématiquement vos places disponibles ou vos besoins de places ainsi que votre quartier de départ (par exemple « Propose 2 places depuis Marseille 5 avenues ») dans la colonne Commentaires de cette appli.
Transport du matériel – 
Nous avons besoin de coffres de voitures pour transporter tout le matériel nécessaire au bon déroulement du WE, tentes, cantines, intendance, jeux, etc.