ÉQUIPE DE GROUPE ET MISSIONS

DESCRIPTIFS DES MISSIONS AU SEIN DE L’ÉQUIPE DE GROUPE

I – CO-RESPONSABLE DE GROUPE

  • Coordination équipe de groupe et lien avec l’équipe des respons (rappels échéances, organisation et animation des réunions préparatoires aux week-ends, APL et fête fin d’année, CR de réunions )
  • Gestion des conflits
  • Recrutement des respons et suivi formation
  • Préparation en amont du camp d’été (recherche et résa lieu, producteurs etc.)
  • Signer les conventions pour les lieux réservés pour les week-ends et camp d’été
  • Organisation camp d’été (pré-camp et démontage)

II – RÉSERVATION DES LIEUX WEEK-END ET LOCATION BUS CAMP D’ETE

  • Établir un calendrier annuel tenant compte des vacances et autres jours fériés
  • Chercher de nouveaux lieux et s’assurer des conditions (tente/dortoir/point d’eau/WC/Cuisine)
  • Maintenir un rythme des WE toutes les 4 semaines
  • Réserver la date du WE auprès des organismes
  • Transmettre le règlement, contact des lieux réservés au référent pédagogique pour l’accès au site et la remise des clés
  • Négocier le coût du WE en fonction du nombre de participants et des places en dortoirs
  • Transmettre les factures et demandes de paiement des arrhes à la comptabilité
  • Accompagnement sur les litiges si problème lors du WE (décision avec l’équipe).
  • Faire établir les devis pour la location d’un bus pour les camps auxquels participe le groupe en fonction des besoins

III – COMMUNICATION

SITE

  • Créer un évènement sur l’appli d’inscription de notre groupe. Méthode détaillée ICI (page privée)
  • Tenir à jour la liste des inscrits et des contacts en lien avec l’équipe adhésion pour les inscriptions aux évènements
  • Participer aux réunions de groupe pour récupérer les infos, les synthétiser et les diffuser en créant un article sur le site.
  • Créer une fiche info en cas de nouveau lieu
  • Créer un article d’info ou un Top départ en dupliquant un modèle existant
  • Actualiser les infos du site

GESTION DE LA BOÎTE MAIL DU GROUPE

  • Gérer la liste de diffusion Gmail « Marseille Centre – tous » (mise à jour des adresses mail transmise par l’équipe adhésions) et diffuser les nouvelles infos (actu ou Top Départ)
  • Répondre aux mails courtoisement : consulter régulièrement la boîte (2  à 3 fois par semaine), et y répondre (réponses-types) en lien avec le binôme responsable groupe et/ou l’équipe adhésion en cas d’interrogation ou de demande spécifique. Méthode détaillée ICI (page privée)
  • Gérer le Drive du groupe et les divers tableaux (inscriptions, inventaires,  tâches, etc.) : actualisation, gestion des docs (travail de nettoyage à continuer)
  • Ouvrir la liste d’attente des nouveaux une fois par an fin juin via le site via GoogleForm et prévenir l’équipe adhésion à sa clôture
  • Transmission liste des courses aux parents inscrits le mercredi précédent les week-ends (info transmise par le respons référent intendance)

IV – MATOS

  • Suivi du rangement au garage (25 rue Bravet)
  • Suivi des besoins (achats et/ou réparations)
  • Coordination du transport de matériel sur les week-ends (besoins énoncés par les respons et répartition dans nombre de coffres nécessaires)
  • Ouverture du garage pour le chargement des coffres le samedi (vers 11h)
  • Fermeture du garage après déchargement des coffres le dimanche soir (vers 18h)

VI – ADHESIONS : Gestion des inscriptions

  • Inscriptions annuelles, aux différents camps (Cap’ Eclés, Ainergie, camp neige, rassemblement régional, camp d’été)
  • Réception des dossiers, classement des documents sur le drive
  • Actualisation du tableau d’inscriptions annuelles
  • Inscriptions des adhésions sur Jeito pour les jeunes, les respons et l’équipe de groupe
  • Relances
  • Pointage des paiements
  • Actualisation des fiches sanitaires et autorisations pour le camp d’été
  • Gestion liste d’attente et réponses aux sollicitations
  • Gestion des nouveaux entrants

 

VII – TRÉSORERIE

  • Réception et encaissement des chèques de cotisation des parents
  • Envoi / encaissement chèques vacances
  • Récupération des factures des dépenses du groupe, procéder aux remboursements par virement aux parents qui ont fait les courses pour les week-ends, à réception par mail de la facture (avec l’application de la banque et le RIB des uns et des autres)
  • Paiement de quelques factures dans l’année (notamment les lieux d’hébergement)
  • Edition des factures et attestation de participation aux camps
  • Tenir la compta

VIII – DEMANDES DE SUBVENTIONS

  • Monter les dossiers de demande de subventions pour le ou les camps d’été : vacances pour tous, pass colo…
  • Se mettre en lien avec les adhésions pour voir combien d’enfants peuvent être bénéficiaires
  • Suivre l’instruction
  • Faire un retour à l’équipe de groupe surtout adhésions et trésorerie

IX – CAMION

  • Assurer l’entretien et la gestion du camion du groupe (réparations, contrôle technique, assurance…)
  • Suivre le cas échéant le contrat de location du stationnement