ÉQUIPE DE GROUPE ET MISSIONS

DESCRIPTIFS DES MISSIONS AU SEIN DE L’ÉQUIPE DE GROUPE (2020-21)

I – CO-RESPONSABLE DE GROUPE

  • Coordination (rappels échéances, CR de réu, orga + animation AG rentrée et journée de fin d’année)
  • Gestion liste d’attente et réponses aux sollicitations
  • Gestion des nouveaux entrants
  • Gestion des conflits
  • Recrutement des respons et suivi formation
  • Préparation en amont du camp d’été (recherche et résa lieu, producteurs etc.)
  • Démontage camp d’été

II – RÉSERVATION DES LIEUX WEEK-END

Pour l’année 2020/2021 les réservations ont bien été confirmées, ce qui permettra à la nouvelle recrue de se familiariser avec les contacts et les lieux avant d’attaquer le planning 2021/2022.

  • Établir un calendrier annuel tenant compte des vacances et autres jours fériés
  • Chercher de nouveaux lieux et s’assurer des conditions (tente/dortoir/point d’eau/WC/Cuisine)
  • Maintenir un rythme des WE toutes les 4 semaines
  • Réserver la date du WE auprès des organismes
  • Signer la convention et transmettre le règlement
  • Négocier le coût du WE en fonction du nombre de participants et des places en dortoirs
  • Transmettre les factures et demandes de paiement des arrhes à la comptabilité
  • Prendre rendez-vous pour l’accès au site et la remise des clés
  • Gérer les litiges si problème lors du WE (décision avec l’équipe).

III – SITE INTERNET ACTUALISATION, GESTION DRIVE & TABLEAUX, ET COM PAR MAIL AUX PARENTS

SITE

  • Créer un évènement sur l’appli d’inscription de notre groupe. Méthode détaillée ICI (page privée)
  • Participer à la réunion de préparation ou récupérer les infos dans les compte-rendus et divers, les synthétiser pour créer un article sur le site. Créer une fiche info du nouveau lieu le cas échéant.
  • Créer un article d’info ou un Top départ en dupliquant un modèle existant
  • Envoyer un mail groupé aux parents pour prévenir de ce nouvel article (actu ou Top Départ) avec la liste de mails du groupe

GESTION DE LA BOÎTE MAIL DU GROUPE

  • Répondre aux mails courtoisement : consulter régulièrement la boîte (environ 1 fois par semaine ou quinzaine), et y répondre (réponses-types). Consulter le binôme responsable groupe en cas d’interrogation ou de demande spécifique. Méthode détaillée ICI (page privée)
  • Gestion du Drive du groupe et des divers tableaux (inscriptions, inventaires,  tâches, etc.) : actualisation, gestion des docs (travail de nettoyage à continuer)
  • Gérer la  la liste de distribution Gmail et les 2 groupes  : « Marseille Centre – Équipe de groupe » et « Respons MC »
  • Gérer la liste d’attente des nouveaux (demandes qui arrive via GoogleForm via le site)

IV – MATOS

  • Suivi du rangement au garage (25 rue Bravet)
  • Suivi des besoins (achats et/ou réparations)
  • Coordination du transport de matériel sur les week-ends (besoins énoncés par les respons et répartition dans nombre de coffres nécessaires)
  • Ouverture du garage pour le chargement des coffres le samedi (vers 13h)
  • Fermeture du garage après déchargement des coffres le dimanche soir (vers 18h)

V- INTENDANCE

Mélanie qui avait déjà en charge l’intendance coté respons (et qui continue)  propose de la gérer seule. Binôme côté parent à étudier ?

VI – ADMINISTRATION : Gestion des inscriptions

  • Réception des dossiers
  • Relances, classement des documents
  • Inscriptions sur entr’éclés
  • Actualisation du tableau d’inscriptions annuelles
  • Actualisation des fiches sanitaires et autorisations pour le camp d’été lors de la journée de fin d’année en juin

VII – TRÉSORERIE

  • Réception et encaissement des chèques de cotisation des parents et pointage
  • Envoi / encaissement chèques vacances
  • Récupération des factures des dépenses du groupe, procéder aux remboursements par virement aux parents qui ont fait les courses faites sur les week-ends, à réception par mail de la facture (ce qui est très simple avec l’application de la banque et le RIB des uns et des autres)
  • Paiement de quelques factures dans l’année (notamment les lieux d’hébergement)
  • Fournir à Matthieu tous les justificatifs qui lui permettront de faire la compta