DESCRIPTIFS DES MISSIONS AU SEIN DE L’ÉQUIPE DE GROUPE (2020-21)
I – CO-RESPONSABLE DE GROUPE
- Coordination (rappels échéances, CR de réu, orga + animation AG rentrée et journée de fin d’année)
- Gestion liste d’attente et réponses aux sollicitations
- Gestion des nouveaux entrants
- Gestion des conflits
- Recrutement des respons et suivi formation
- Préparation en amont du camp d’été (recherche et résa lieu, producteurs etc.)
- Démontage camp d’été
II – RÉSERVATION DES LIEUX WEEK-END
Pour l’année 2020/2021 les réservations ont bien été confirmées, ce qui permettra à la nouvelle recrue de se familiariser avec les contacts et les lieux avant d’attaquer le planning 2021/2022.
- Établir un calendrier annuel tenant compte des vacances et autres jours fériés
- Chercher de nouveaux lieux et s’assurer des conditions (tente/dortoir/point d’eau/WC/Cuisine)
- Maintenir un rythme des WE toutes les 4 semaines
- Réserver la date du WE auprès des organismes
- Signer la convention et transmettre le règlement
- Négocier le coût du WE en fonction du nombre de participants et des places en dortoirs
- Transmettre les factures et demandes de paiement des arrhes à la comptabilité
- Prendre rendez-vous pour l’accès au site et la remise des clés
- Gérer les litiges si problème lors du WE (décision avec l’équipe).
III – SITE INTERNET ACTUALISATION, GESTION DRIVE & TABLEAUX, ET COM PAR MAIL AUX PARENTS
SITE
- Créer un évènement sur l’appli d’inscription de notre groupe. Méthode détaillée ICI (page privée)
- Participer à la réunion de préparation ou récupérer les infos dans les compte-rendus et divers, les synthétiser pour créer un article sur le site. Créer une fiche info du nouveau lieu le cas échéant.
- Créer un article d’info ou un Top départ en dupliquant un modèle existant
- Envoyer un mail groupé aux parents pour prévenir de ce nouvel article (actu ou Top Départ) avec la liste de mails du groupe
GESTION DE LA BOÎTE MAIL DU GROUPE
- Répondre aux mails courtoisement : consulter régulièrement la boîte (environ 1 fois par semaine ou quinzaine), et y répondre (réponses-types). Consulter le binôme responsable groupe en cas d’interrogation ou de demande spécifique. Méthode détaillée ICI (page privée)
- Gestion du Drive du groupe et des divers tableaux (inscriptions, inventaires, tâches, etc.) : actualisation, gestion des docs (travail de nettoyage à continuer)
- Gérer la la liste de distribution Gmail et les 2 groupes : « Marseille Centre – Équipe de groupe » et « Respons MC »
- Gérer la liste d’attente des nouveaux (demandes qui arrive via GoogleForm via le site)
IV – MATOS
- Suivi du rangement au garage (25 rue Bravet)
- Suivi des besoins (achats et/ou réparations)
- Coordination du transport de matériel sur les week-ends (besoins énoncés par les respons et répartition dans nombre de coffres nécessaires)
- Ouverture du garage pour le chargement des coffres le samedi (vers 13h)
- Fermeture du garage après déchargement des coffres le dimanche soir (vers 18h)
V- INTENDANCE
Mélanie qui avait déjà en charge l’intendance coté respons (et qui continue) propose de la gérer seule. Binôme côté parent à étudier ?
VI – ADMINISTRATION : Gestion des inscriptions
- Réception des dossiers
- Relances, classement des documents
- Inscriptions sur entr’éclés
- Actualisation du tableau d’inscriptions annuelles
- Actualisation des fiches sanitaires et autorisations pour le camp d’été lors de la journée de fin d’année en juin
VII – TRÉSORERIE
- Réception et encaissement des chèques de cotisation des parents et pointage
- Envoi / encaissement chèques vacances
- Récupération des factures des dépenses du groupe, procéder aux remboursements par virement aux parents qui ont fait les courses faites sur les week-ends, à réception par mail de la facture (ce qui est très simple avec l’application de la banque et le RIB des uns et des autres)
- Paiement de quelques factures dans l’année (notamment les lieux d’hébergement)
- Fournir à Matthieu tous les justificatifs qui lui permettront de faire la compta