ORGANISATION & LIENS UTILES

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> ORGANISATION DES WE :  ORGANISATION ET LIENS VERS INVENTAIRES

L’organisation du groupe est uniquement basée sur la participation des parents.  Celles et ceux qui le souhaitent s’engagent à l’année dans l’équipe de groupe et deviennent parents référents dans une mission (matos, intendance, compta, etc.).
Au delà de ces missions au long cours, chaque parent ayant un enfant dans le groupe doit s’inscrire pour effectuer des tâches ponctuelles pendant l’année.
Vous trouverez la liste de ces missions et tâches ci-dessous.


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Aide demandée aux parents

Qui fait quoi ?  Les diverses missions portées par l’équipe de groupe et les parents référents sur l’année sont rassemblées par thèmes (intendance, matos, etc.) dans un tableau pour que chacun-e puisse se contacter directement.
Pour voir ce tableau des tâches au long terme, cliquez ICI 

Par ailleurs, tous les parents doivent ponctuellement aider 3 ou 4 fois dans l’année sur une tâche pour l’organisation des WE (achats intendance).
Pour s’inscrire sur le tableau annuel des tâches ponctuelles, le lien est partagé dans chaque e-mail Top Départ.  Pour demander accès envoyer un mail à notre adresse contact

Réunion mensuelle de préparation  

Selon le rituel mis en place, l’équipe de groupe (= les parents engagés sur une mission à l’année) se réunit un mardi soir vers 18h, 10 jours avant le week-end à venir.
Objectif –  Gérer et garantir le bon déroulé du week-end sur les plans administratifs, intendance, financier, technique, pédagogique, etc. Des questions de fond ou la gestion de points d’actualité ponctuels peuvent être aussi abordées.
Un mail de rappel  est envoyé via la liste de diffusion de l’équipe de groupe. Il précise également le lieu de la réunion, à La Siest’in (le resto de Matthieu qui s’occupe de notre compta), ou chez une personne de l’équipe.

Communication et gestion des informations

L’information se fait par mails adressés sur les adresses que vous avez communiquées lors de l’inscription de votre enfant.
Ce site a été créé par une parente « référente Site internet » : n’hésitez pas à la contacter pour émettre vos suggestions ICI.
Chaque WE donne lieu à l’envoi d’un TOP DÉPART regroupant toutes les infos dont vous avez besoin.

Inscription au WE – Pour faciliter l’organisation et prévoir le bon nombre de repas, tout le monde y compris les respons, doit s’inscrire sur l’appli d’inscription (accès privé) du groupe EEDF Marseille Centre, dont le lien est remis dans chaque Top Départ.

Rappel du lien de l‘appli interne d’inscription aux WE du groupe : cliquez ICI

Règle de vie et valeurs écclées

En inscrivant votre enfant, vous vous êtes engagés à ce qu’il vienne régulièrement aux WE. La liste d’attente est longue et ce serait dommage de prendre la place d’un autre enfant plus motivé !
Comment la culture éclée se transmet-elle ? C’est lors des WE Tremplins que les parents ont l’opportunité d’apprendre à vivre et partager ces choses-là et de rencontrer les respons, comme aux week-ends de rentrée et de fin d’année. Le foulard du groupe a une forte valeur symbolique : chaque éclé doit le porter lors des WE et au camp. Il est remis à chaque nouveau et peut être racheté en cas de perte (ou d’échange avec un enfant d’un autre groupe ce qui arrive souvent lors des rencontres !).
Le projet pédagogique est rédigé par les respons  et présenté aux parents lors de la 1ère AG de l’année.
Les respons – Ce sont des jeunes bénévoles engagés et responsables, formés par le mouvement aux valeurs éclées. Pensons à les saluer et les remercier à chaque WE pour leur investissement pour petits et grands !
Les téléphones portables et objets électroniques ne sont pas les bienvenus aux éclés : c’est un moment de partage pour prendre le bon air, se déconnecter de la vie quotidienne, etc. 😉
Pour en savoir plus sur la vie, l’organisation de la structure et l’esprit des Éclaireurs de France, cliquez sur le lien vers le site de le site national des EEDF  ICI

Santé

Si votre enfant suit un traitement médical, n’oubliez pas de prévenir ses respons et de fournir l’ordonnance et les médicaments à chaque WE.

Trésorerie

Le binôme de parents responsables de la tréso gère la compta et détient les chéquiers, la CB et les infos bancaires du groupe. Ils remboursent, sur facture, les parents délégués aux achats intendance pour les WE.
Respons référents matos :  Ils gèrent une caisse trésorerie sur place et travaillent sur budget prévisionnel.


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> ORGANISATION DES WE : BESOINS DIVERS  & LIENS VERS INVENTAIRES

Communication

Les messages Top départ et d’autres communications sont envoyés via une mailing liste. Il peut y arriver que ces messages n’arrivent pas dans votre boite de réception. Il est conseillé d’ajouter les adresses utilisés pour la diffusion à la liste des expéditeurs acceptés. Les liens ci-dessous donnent la procédure en fonction de votre fournisseur e-mail:

Transport

Transport des respons – À chaque week-end nous avons besoin de places à l’aller pour amener 8 à 10 respons sur le lieu de WE. Ils se répartissent dans les différentes voitures pour le retour.
Transport des enfants – Par soucis pratique et écologique, pensez au co-voiturage : il est facilité par l’appli d’inscription du groupe en y mentionnant systématiquement vos places disponibles ou vos besoins de places ainsi que votre quartier de départ (par exemple « Propose 2 places depuis Marseille 5 avenues ») dans la colonne Commentaires de cette appli.
Transport du matériel – Nous avons besoin de coffres de voitures pour transporter tout le matériel nécessaire au bon déroulement du WE, tentes, cantines, intendance, jeux, etc.

Matos

Respons référents matos : Ils transmettent le week-end précédent le nombre de tentes et autre matériel nécessaire à l’équipe matos.
Le tableau d’inventaire MATOS (groupé avec celui de l’intendance) en lien ci-dessous sera mis à jour pour sa partie à l’issue de chaque week-end par un des 2 respons référents matos, en collaboration avec la personne en charge de la gestion des stocks en fin de week-end.
Achats : L’équipe matos propose la liste des achats pour qu’elle puisse être validée lors des réunions de l’équipe de groupe.

Pour voir l’inventaire matos, cliquez ICI

Pharmacie

Respons référents pharmacie.
Pour voir l’inventaire pharmacie, cliquez ICI

Intendance

Respons référents : Elles transmettent le menu prévu à J-8, donc le vendredi 1 semaine avant le week-end.
Le tableau d’inventaire INTENDANCE (groupé avec celui du matos) en lien ci-dessous sera mis à jour pour sa partie à l’issue de chaque week-end par un des 2 respons référents intendance,  en collaboration avec la personne en charge de la gestion des stocks en fin de week-end.
Achats : L’équipe intendance propose la liste des achats pour qu’elle puisse être validée lors des réunions de l’équipe de groupe. Les parents chargés des achats d’intendance lors des WE sont remboursés de leurs frais (factures indispensables à donner au parent responsable compta).

Pour voir l’inventaire intendance, cliquez ICI